34 35 2023 VORSTANDSBEREICH Vorstandsbüro & Prävention In der Abteilung Vorstandsbüro & Prävention (VoBü) fließen die für die Gesamtsteuerung der NÖ Landesgesundheitsagentur (NÖ LGA) relevanten strategischen und operativen Informationen zusammen. Diese Informationen werden zur strategischen Entscheidungsfindung des Vorstandes in den jeweiligen Bereichen der Abteilung analysiert und erforderlichenfalls ergänzend in Abstimmung mit den Fach- einheiten von der Abteilung VoBü aufbereitet. Zusätzlich werden der Vorstand sowie die Gremien Aufsichtsrat und Beirat von der Abteilung umfassend serviciert. Zusätzlich sind hier noch die Assistenz, das Sekretariat und die Chauffeure des Vorstandes, die Servicestelle für den Aufsichtrat/Beirat, der Bereich Steuerung und Entwicklung Strategie, das Risikomanagement und das Informationsmanagement mit der Kanzlei verortet. Informationsmanagement Im Rahmen des Informationsmanagements wird gewährleistet, dass alle Ebenen und Organisationen zeitgerecht, transparent und nachvollziehbar über die notwendigen Informationen verfügen, um ihre Aufgaben angemessen erfüllen zu können. Zur kontinuierlichen Verbesserung der Informationsstrukturen und -flüsse führt das Department Informationsmanagement der NÖ Landesgesundheitsagentur derzeit zwei Hauptprojekte durch: ⇢ Das elektronische Aktensystem iPEG wird in der NÖ LGA eingeführt, um eine durchgängige digitale Unterstützung in allen Prozessschritten vom Eingang bis zur Archivierung von Dokumenten zu bieten. Durch den iPEG sollen die strukturierte Erledigung und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsfällen unterstützt, vereinfacht und erleichtert werden. Insbesondere wird der Vorteil bei standort- übergreifenden Workflows sichtbar. Gemeinsam mit der Systemfirma Rubicon wurden die ersten Schritte gesetzt, um das Go Live für 2024 voranzubringen. ⇢ Durch die Einführung des NÖ LGA-Dokumentenlenkungssystems LVIS von Nexus Curator wird eine geordnete Verwaltung und Steuerung sämtlicher Dokumente sichergestellt. Insbesondere fokussiert die Dokumentenlenkung auf eine gezielte standort- und bereichsbezogene Informationsverteilung. Dabei werden fehlerhafte Informationen und Missverständnisse vermieden, gesetzliche Anforderungen und branchenspezifische Standards eingehalten. Die zur Verfügung gestellten Informationen sind für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer in der aktuell gültigen Version auffindbar. Das Landesklinikum Neunkirchen hat im Oktober 2023 die Arbeiten als Pilotierungsstandort übernommen. Steuerung und Entwicklung Strategie Anfang des Jahres wurde die Zielelandkarte 2023 bis 2028 kommuniziert und die Umsetzung der Meilensteine 2023 zweimal im laufenden Jahr abgefragt und die Ergebnisse im Rahmen des Zielemonitorings ausgewertet. Im Sinne einer lernenden Organisation wurde der Strategieentwicklungsprozess zur Erstellung der neuen Zielelandkarte 2024 bis 2029 betreut und weiterentwickelt. Im Rahmen des BSC-Jahreszyklus wurden die Parameter und Sollwerte der BSC 2023 adaptiert, die Inhalte zu den strategischen Messgrößen wurden quartalsweise erhoben und im laufenden, unterjährigen Berichtswesen abgebildet. Ende des Jahres wurden die BSC-Parameter für das Jahr 2024 analysiert und überarbeitet. Im Zuge des Aufgabengebietes Nachhaltigkeit wurden erste Erhebungen und Abstimmungen zu bereits bestehenden Maßnahmen in der NÖ LGA durchgeführt und die Zielsetzung zur Einführung eines unternehmensweiten Nachhaltigkeitsmanagements wurde festgelegt.
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